أولا : بيانات المؤتمر

-         تحديد اسم المؤتمر , ومكان و موعد انعقاده 

-         بيان اسم الجهة المنظمة والجهات الراعية و الداعمة وتحديد قنوات اتصال مع المنظمين

-         وجود موقع الإلكتروني للمؤتمر او استخدام المواقع الدولية المجانية مثل CMT

-         تسجيل  المؤتمر بدليل المؤتمرات العلمية الالكتروني قبل انعقاده بمدة لا تقل عن 3 أشهر

-         الإعلان عن المؤتمر بعد اعتماده بدليل المؤتمرات العلمية اللإلكتروني

-         تحديد مواعيد استلام الملخصات والأوراق البحثية

-         تحديد محاور و مناشط المؤتمر  وبيان قيمتها العلمية

ثانيا : ضوابط المؤتمر

-         وجود لجنة محكمين  وتوفر معلومات واضحة ومفصلة عن عملية التحكيم

-         وجود لجنة تنظيمية للمؤتمر وتوفر الارشادات الخاصة بالتنظيم

-         تحديد معايير قبول الأبحاث  في المؤتمر                                                      

  -         بيان كيفية نشر ورقات المؤتمر ( كتاب / مجلة )   وجهة الاعتماد مثلا: ( دولج او سكوبس)

-         الورقات العلمية المقبولة في المؤتمر لا يعتد بها في الترقية الا اذا كانت منشورة في المجلات العلمية المعتمدة ب دولج – سكوبس – ويب اوف سايني او في كتاب مسجل برقم معياري دولي   ISBN